Welche Betriebsausgaben Freiberufler geltend machen können

Wer freiberuflich tätig ist, kann beruflich notwendige Ausgaben als Betriebskosten von der Steuer absetzen und dadurch seine Steuerlast reduzieren. Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§4 Abs. 4 EStG). 

Wichtig dabei ist, dass Ausgaben, die geltend gemacht werden sollen, auch nachgewiesen werden müssen. Hier gilt die alte Kaufmannsweisheit: Keine Buchung ohne Beleg!

Außerdem sollten Sie beachten, dass Betriebsausgaben trotzdem bleiben, was sie sind: nämlich Ausgaben. Und damit, auch wenn sie den Gewinn  und damit die Steuerlast reduzieren, trotzdem die Liquidität senken. Deshalb sollten sich Freiberufler jede Neuanschaffung genau überlegt werden und prüfen, ob sie tatsächlich notwendig ist. Besonders dann, wenn sie nur deshalb getätigt wird, weil gerade viel Geld übrig ist. Die Devise „bevor es das Finanzamt bekommt“ funktioniert selten.

Sind die Betriebsausgaben tatsächlich betriebsnotwendig, weil z.B. dringend ein neuer PC angeschafft werden muss oder ein neues Grafikprogramm benötigt wird, dann reduzieren diese Ausgaben den Gewinn und damit auch die Steuerlast.

Eine Übersicht, was für Freiberuflicher alles Betriebskosten sein können, haben wir in der nachfolgenden Übersicht (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) alphabetisch zusammengestellt.

Betriebsausgaben von A – Z
  • Abschreibungen auf Anlagevermögen
  • Anschaffungen für Büroausstattung
  • Arbeitsmittel
  • Beiträge zu Berufsverbänden
  • Beratungskosten
  • Berufskleidung und Reinigung (typische)
  • Betriebssteuern
  • Bürokosten
  • Büromaterial
  • Büromiete (Büro, Co-Working)
  • Computer / Laptop / Notebook und technisches Zubehör (Drucker, Scanner)
  • Domainkosten
  • Fachbücher / Fachzeitschriften
  • Finanzierungskosten (Darlehenszinsen, Kontokorrentzinsen)
  • Geschäftsreisen
  • KFZ-Kosten, wenn beruflich veranlasst
  • Pensionszahlungen
  • Personalkosten
  • Provisionen
  • Prozesskosten
  • Rechtsanwaltskosten
  • Reparaturen
  • Schadenersatzleistungen
  • Software
  • Steuerberatungskosten
  • Telefonkosten
  • Umzugskosten
  • Unfallkosten
  • Versicherungsbeiträge
  • Wareneinkauf
  • Weiterbildungskosten
  • Werbeaufwendungen
Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Einige Betriebsausgaben sind nicht in ihrer vollen Höhe abziehbar, obwohl sie doch zu de Betriebsausgaben gehören. Diese Betriebsausgaben, die den Gewinn nicht minder dürfen, werden in §4 Abs. 5 EStG und §12 EStG geregelt. Dazu gehören z.B.:

  • Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind und deren Anschaffungs- und Herstellungskosten im Kalenderjahr 35 Euro übersteigen
  • Aufwendungen für Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70% der Aufwendungen übersteigen
  • Mehraufwendungen für die Verpflegung, soweit sie den gesetzlichen Pauschalbetrag für Geschäftsreisen übersteigen
  • Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte und für Familienheimfahrten, wenn sie die gesetzlich geregelte Entfernungspauschale übersteigen
  • Mehraufwendungen für eine betrieblich veranlasste doppelte Haushaltsführung, sofern sie die gesetzlich geregelten abziehbaren Beträge übersteigen
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung, sofern für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
  • Kosten der Lebensführung, die als unangemessen anzusehen sind
  • Zinsen auf hinterzogene Steuern

Gerade bei der Berücksichtigung von nur beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben empfiehlt es sich, die Hilfe eines Steuerberaters zu suchen, um Fehler zu vermeiden.

Und: die Kosten für den Steuerberater sind schon wieder unbeschränkt abzugsfähig.